為瞭解各私立大學之意見，定期舉辦要點說明會，邀集各校獎補助業務主管及相關同仁與會，表達對於獎補助計畫辦法的期望和建議，並宣達年度計畫之方向與內容。
本部於每年度召開2次計畫說明會，一次為針對計畫要點施行方向之討論與修正、一次為配合要點修正所致系統操作更改之說明。

本部為提升私立大學校院執行獎補助計畫經費之有效運用，以確保國家資源充分利用，每年執行「獎勵私立大學校院校務發展計畫基本資料查核訪視」，將邀請專家學者代表進行學校實地訪查，檢視各校申請作業流程與基本資料之核對，以確保各校填報基本資料的完整性與正確性。

為審核受評學校所提送計畫書，由本部邀集學者專家組成「獎勵審查小組」，依學校類組分別安排學校到本部簡報進行審查(每二年進行一次)，由審查委員提供審查意見及評分，簡報審查成績將作為二年度計畫獎勵指標核配參據之一。